Rommelag accélère la consolidation de 24 filiales à travers le monde

Rommelag est un groupe de filiales indépendantes opérant collectivement sous cette enseigne commerciale. À long terme, le groupe aspire à se consolider en tant qu’entité juridique sous l’égide d’une société holding. Toutefois, aucun système de consolidation et de contrôle n’était en place à l’échelle du groupe par le passé. Le rapprochement des 24 filiales était réparti annuellement en quatre sous-groupes via Excel, ce qui occasionnait un traitement particulièrement chronophage. Qui plus est, les feuilles de calcul individuelles n’offraient aucune perspective d’ensemble sur l’évolution financière globale du groupe.

« Auparavant, notre actionnariat recevait toujours assez tardivement le récapitulatif complet des résultats du groupe. Les décisions d’investissement étaient donc prises selon la règle des 80/20. Dans un premier temps, nous avons eu recours à Excel pour obtenir une vue d’ensemble de nos actifs, de nos finances et de nos revenus. Excel a toutefois des limites et la qualité des données était inconstante », commente Thomas Geiger, directeur financier de Rommelag.

L’équipe centrale s’est donc mise en quête d’une solution capable d’automatiser et d’accélérer le processus de consolidation. Le logiciel devait être intégrable en toute transparence aux divers systèmes du groupe et servir de source de référence unique. De par ses puissantes capacités d’intégration, qui permettent une consolidation aisée de sources de données variées, la solution Jedox s’est révélée un choix optimal. Les responsables du projet ont également apprécié la capacité de la plateforme à intégrer la planification et le reporting financiers au sein d’un même système.

Durant la phase de mise en œuvre, Rommelag a reçu le soutien d’econio, partenaire de Jedox, qui a pris en charge l’intégration des données et reproduit les états financiers du groupe dans Jedox. Les bilans de l’année 2020 ont ainsi été modélisés, tandis que ceux de l’exercice 2021 ont été entièrement créés au sein du système. Outre la consolidation légale conforme au code de commerce allemand (HGB), Jedox a permis de mettre en œuvre la consolidation de gestion des domaines d’activité, en prenant en compte l’élimination automatique des résultats inter-sociétés.

Tout compris, avec les préparations requises pour les états financiers individuels, la mise en œuvre a été achevée en six mois environ. L’équipe de Rommelag souligne le rôle joué par econio, dont les précieux conseils lors de la consolidation initiale ont notablement contribué à accélérer la mise en œuvre et l’acquisition des connaissances internes.

S’agissant de la consolidation des données issues des filiales, les contenus sont chargés dans des systèmes comptables GAAP locaux via des interfaces spécialisées. Sur chaque site, le pôle financier peut ainsi procéder aux ajustements HBII directement dans Jedox, puis transmettre aisément les paquets de données finalisés à l’équipe centrale d’un simple clic. Jedox s’intègre aux sources de données de chaque filiale, telles que CSS eGecko et Sage. Ce système a remplacé les anciennes feuilles de calcul Excel disjointes qui servaient jadis à imputer les sous-unités ou années individuelles.

L’étape suivante a consisté à mettre en œuvre les flux de trésorerie nécessaires à la planification des liquidités, des pertes et profits et du bilan comptable dans Jedox. Le module additif Excel de Jedox fait office d’interface front-end pour les processus de planification décentralisés.

Le rapprochement est désormais beaucoup plus rapide et transparent grâce à l’automatisation des flux de données et à la prise en charge des procédures par le système. Outre ses états financiers annuels, Rommelag envisage de générer des bilans trimestriels.

Jedox offre une vue d’ensemble des données chiffrées à l’échelle du groupe, tant en termes de consolidation juridique que de gestion opérationnelle des domaines d’activité. Rommelag accorde une grande importance aux évaluations et analyses trans-annuelles et intra-annuelles. Grâce aux fonctions d’exportation de Jedox, des rapports individuels peuvent être générés à tout moment avec une grande facilité.

L’accès aux données en temps réel par toutes les parties prenantes représente un avantage considérable. Pour un fonctionnement encore plus rationalisé, certaines procédures font l’objet d’une décentralisation au profit de filiales, ce qui facilite la collecte et la saisie des données par le biais d’un accès en ligne. Le reporting, beaucoup plus efficace et reposant désormais sur des données cohérentes, est capable de s’adapter à de nouveaux systèmes et d’accueillir des filiales supplémentaires si nécessaire. Au cours des phases ultérieures, Rommelag prévoit d’intégrer la planification opérationnelle à son environnement Jedox.