Customer Success Story
Jedox, solution mondiale pour le contrôle de gestion et la consolidation chez SAMSON
SAMSON AKTIENGESELLSCHAFT, dont le siège social se trouve à Francfort am Main, est un leader mondial dans le développement et la fabrication de vannes et de systèmes de contrôle de haute qualité pour l’industrie des procédés. Depuis sa création en 1907, SAMSON est synonyme d’innovation, de fiabilité et d’excellence technique.
Leurs produits comprennent des technologies de vannes, des vannes de régulation, des actionneurs et des solutions d’automatisation de pointe, utilisés dans de nombreux secteurs tels que la chimie, la pétrochimie, l’énergie, l’industrie alimentaire et boissons, ainsi que le chauffage urbain. Avec un réseau mondial de filiales et de bureaux commerciaux, SAMSON est présent dans près de 40 pays et propose à ses clients des solutions sur mesure et un service de première qualité.
Challenge
Le reporting interne et externe atteint ses limites avec Excel
Le département Contrôle de gestion du Groupe SAMSON, basé à Francfort, est responsable du contrôle financier et du regroupement des données financières de tout le Groupe, y compris la consolidation financière. SAMSON détient environ 60 sociétés dans le monde. Jusqu’à présent, le reporting et les comptes consolidés étaient exclusivement établis sous Excel. L’important travail manuel limitait le niveau de détail et la fréquence de la planification et du reporting, ce qui n’était plus suffisant pour le pilotage du Groupe. De même, le manque de standardisation et de transparence des processus de reporting et des contenus, était une autre raison pour laquelle, la collecte et le traitement des données dans des feuilles de calcul Excel individuelles avaient leurs limites.
De ce fait, l’équipe financière a décidé de passer au plus vite à une solution informatique professionnelle pour la planification, le reporting et la consolidation financière. Le nouveau Directeur Financier a recommandé Jedox, car il avait déjà eu une expérience positive avec le logiciel. Pour l’équipe financière, le fait que Jedox soit compatible avec Excel a constitué un avantage particulier. Cela a permis de mettre en place rapidement le nouvel environnement de reporting en interne et de l’implémenter dans les départements de contrôle de gestion des sociétés du Groupe mondial en utilisant les ressources propres de SAMSON.
Il était également important pour les experts financiers de pouvoir héberger le système au sein du service spécialisé sans l’assistance du département informatique et de pouvoir l’étendre à différents domaines d’application selon les besoins. Grâce à sa grande flexibilité et à son utilisation intuitive, Jedox répondait également à ces exigences. Avec la solution de consolidation « Jedox Financial Consolidation» certifiée IDW PS 880, il y avait en outre l’option de reproduire également les comptes consolidés dans Jedox – un argument décisif pour l’équipe financière de SAMSON en faveur du passage à la plateforme EPM performante.
Solution
Avec Jedox, pas à pas vers une consolidation du groupe conforme aux normes d’audit
Le plan de l’équipe financière a fonctionné : En à peine trois ans, l’équipe a migré vers Jedox la planification commerciale et financière, le contrôle de gestion du groupe et la consolidation du groupe au sein de toute l’organisation. L’implémentation s’est déroulée en plusieurs étapes, avec des résultats rapidement tangibles.
La première étape a consisté à mettre en place en mai 2020 un projet de contrôle de gestion des ventes qui était un besoin urgent. Dès juillet 2020, la planification des ventes pour l’année suivante devait déjà être réalisée avec Jedox. Après une réorganisation du département des ventes, il s’agissait de reproduire les nouvelles structures dans Jedox et de redéfinir le processus de planification en conséquence.
Planification commerciale et financière basées sur le web
Afin de respecter les délais, la première planification a été réalisée selon une approche hybride : La consultation des données dans les sociétés s’est encore faite via des packages Excel qui contenaient déjà les nouvelles structures de reporting de ventes. En parallèle, l’équipe projet a mis en place les modèles de données correspondants dans Jedox, qui a permis d’importer dans la base de données Jedox le retour d’information contenu dans Excel. Les données de planification étaient ainsi disponibles dans la base de données centrale pour des analyses multidimensionnelles par unités opérationnelles, marchés des ventes (industries), clients grands comptes, groupes de produits et régions.
Jusqu’en novembre 2020, l’équipe projet a mis en place un autre cube de données pour la planification financière, comprenant la planification des résultats, la planification des investissements, la planification RH, la planification stratégique et le reporting. Le système de reporting qui inclus la planification commerciale et financière, le reporting avec les processus d’évaluation et d’analyse qui s’ensuivent a été progressivement étendu et amélioré pour créer un système complet de contrôle du groupe.
En termes de technologie, la connexion de toutes les filiales via le web a constitué une avancée majeure, leur permettant de saisir les données planifiées/réelles dans Jedox dans le cadre de workflow contrôlés par le système et de récupérer leurs rapports en même temps.
Comptes financiers conformes aux normes d’audit
En 2022, SAMSON est également passé de la consolidation financière d’Excel à la solution de consolidation certifiée de Jedox, cette fois avec le soutien des experts de Jedox. Après une mise en œuvre et un paramétrage rapide du modèle de consolidation, les premiers comptes consolidés selon le German Commercial Code (HGB) ont été établis avec Jedox Financial Consolidation dès le 31 décembre 2022, et ce sans générer de backup de consolidation dans Excel.
Les sociétés du groupe de consolidation transmettent leurs données de comptes annuels certifiées via la plateforme web Jedox, qui était déjà établie dans toute l’entreprise par le contrôle de gestion du groupe. Les processus de consolidation contrôlés dans les workflows sont réglementés avec des responsabilités claires et documentées dans le système de manière à garantir la sécurité de l’audit. Des écrans de saisie standardisés, des routines de validation définies et des agrégations de données automatisées, des conversions de devises ainsi qu’un rapprochement des données entre les sociétés garantissent en outre une sécurité et une qualité élevées des données.
Hans Werner, Directeur du Contrôle de Gestion du groupe SAMSON AKTIENGESELLSCHAFT, souligne comme avantage le fait que, les données historiques sont également disponibles dans la base de données pour des comparaisons et des séries chronologiques dans le futur. Pour lui, il est également important que, malgré le haut degré d’automatisation, toutes les étapes individuelles du processus de consolidation restent compréhensibles dans Jedox et que l’origine des chiffres clés reste transparente.
Outcome
Controlling, reporting & consolidation avec des données issues d’une seule source de données
Avec Jedox, SAMSON dispose d’un système de reporting universel pour toutes ses filiales dans le monde. Grâce à la standardisation, à l’automatisation et à la traçabilité de toutes les entrées de données et de tous les processus, Jedox garantit un reporting des normes d’audit transparentes, fiables et efficaces, incluant la consolidation financière. Hans Werner constate : « Nous effectuons toutes les tâches principales dans un seul système et conservons toutes les données pour un contrôle intégré des ventes et des finances, le reporting de gestion et la consolidation financière dans une base de données centrale ».
Passage facile à partir d’Excel
Hans Werner considère le remplacement sans problème d’Excel par Jedox comme une grande réussite du projet : « L’introduction progressive « à cœur ouvert » a parfaitement fonctionné. Nous avons commencé petit, puis nous avons continuellement augmenté l’étendue, la complexité et la fréquence des reportings. Nos quelques 60 filiales ont suivi le chemin sans se plaindre ». Avec le recul, il constate : « Comment pouvions-nous croire qu’il n’y avait pas d’alternative à Excel ? Jedox, en tant que « Single Point of Truth », a rapidement effacé le chaos Excel de nos mémoires ».
Le Contrôleur de gestion du groupe, Torsten Szpak, fait lui aussi état d’un écho positif au sein du groupe :
« Nos filiales constatent qu’elles bénéficient d’un reporting structuré et d’un système unifié qu’elles peuvent également utiliser pour leur propre reporting, toujours avec le même pool de données ».
Plateforme pérenne pour le reporting ESG
Le département Contrôle de gestion du groupe gère la plateforme Jedox et canalise les demandes d’extension à l’échelle du groupe pour d’autres domaines fonctionnels. Le service financier assure l’implémentation des applications, tandis que les départements spécialisés gèrent et utilisent leurs propres données. Outre les finances et les ventes, les RH utilisent actuellement la solution de reporting, que la Production et d’autres départements pourraient utiliser dans le futur.
L’entreprise a également prévu d’implémenter le reporting ESG dans Jedox. C’est un processus similaire à celui de la consolidation financière, il s’agit de collecter, de traiter et de représenter dans des rapports les données ESG. Avec la plateforme Jedox établie dans le monde entier, le groupe est également parfaitement équipé pour le reporting de durabilité.
« Jedox est accepté dans toutes les filiales à travers le monde. Les contrôleurs de gestion et les responsables financiers aiment travailler avec ce logiciel proche d’Excel, et nous recevons beaucoup de commentaires positifs ».
– Torsten Szpak, chargé de contrôle du Groupe Controlling & du Groupe Finance, SAMSON AKTIENGESELLSCHAFT
