Passage à une prévision glissante sur cinq trimestres en moins de 3 mois

Sandvik Mining and Construction Oy, situé en Finlande, est une entreprise affiliée au groupe Sandvik avec 2 000 employés et un chiffre d’affaires annuel de 1,6 milliard d’euros. Cette entité juridique comptait quatre entités de reporting dans trois localisations couvrant 450 centres de coûts, chacun ayant ses propres processus, calendriers de reporting et instructions, tous travaillant sous Excel.

Chaque fois que Sarah Sjöstrand, Responsable du contrôle de gestion des sites, et ses collègues des autres sites de Sandvik Finlande devaient mettre à jour les données, effectuer des allocations avec 200 règles d’allocation au niveau des centres de coûts et des projets, ou rassembler et analyser ces données provenant de différentes versions, cela représentait un défi majeur. Cela n’était pas facile non plus pour les responsables des centres de coûts – des ingénieurs plus techniques que des experts financiers – peinaient à récupérer les données de leurs différentes localisations et à de les insérer au bon endroit dans la feuille de calcul Excel.

Le défi s’est encore accru lorsque le système de reporting du groupe Sandvik a exigé une prévision glissante détaillée sur cinq trimestres. Sarah Sjöstrand et son équipe savaient qu’ils devaient changer leur processus. Sarah explique : « Les modèles budgétaires Excel que nous utilisions et l’exigence d’une prévision glissante détaillée sur cinq trimestres n’étaient tout simplement pas compatibles. »

Afin de fournir des prévisions sur cinq trimestres et de faciliter tout le processus de planification financière del’équipe, les entités de reporting Sandvik en Finlande ont commencé à chercher une solution système adaptée. Ils avaient quatre exigences en matière de logiciel, auxquelles Jedox a répondu :

• Une structure organisationnelle adaptable pour gérer les changements constants d’une grande entité avec de nombreuses divisions ainsi que des projets de R&D.
• La capacité de prévoir au niveau du projet.
• Un support technique du système pour le classement des données selon plus de 200 règles.
• Des intégrations avec la technologie existante telle que Power BI, afin de s’aligner avec leur processus de reporting actuel.

L’équipe Sandvik en Finlande a constaté que la plateforme Jedox leur permettrait d’ajuster les scénarios et les modèles avec des dimensions illimitées, afin qu’ils puissent gérer rapidement de manière autonome les projets de prévision et dez répartitions de données automatisées.

Après avoir choisi Jedox, ils ont lancé la phase 1 de leur projet en trois mois, rapidement et facilement, selon Sarah. Jedox a travaillé avec les entités de reporting locales de Sandvik Finlande sur un processus de gestion du changement et une vision visant à connecter les éléments disjoints en un processus de planification cohérent. Sarah ajoute : « Le processus a été plus facile que ce à quoi je m’attendais dès le départ. Nous avons eu l’adhésion des utilisateurs finaux avec très peu de résistance ou de questions, et les commentaires étaient généralement : “C’est facile à utiliser, et ça va beaucoup plus vite.” Je pense donc que cela montre que c’était une bonne implémentation. »

La phase 1 du lancement de Jedox comprenait le P&L, les coûts fixes pour les responsables de centres de coûts, et les coûts liés aux ventes. La phase 2 couvrait les bilans et les investissements. En intégrant Jedox avec leur entrepôt de données, ils peuvent désormais récupérer et modéliser des données comptables, d’investissement et de projets de R&D. Sarah déclare : « Nous avons maintenant une meilleure vue d’ensemble de tout le processus de planification financière avec Jedox. »

L’utilisation de Jedox a amélioré la qualité du processus de planification financière des entités locales de Sandvik Finlande, en apportant à la fois une transparence descendante et une efficacité ascendante. L’équipe financière a gagné en précision, tant en termes de contrôle qualité que de prévisions financières. Sarah souligne : « Dans la finance, nous avons pu réallouer notre charge de travail de la préparation des données à leur analyse, ce que nous avions à peine le temps ou les méthodes de faire auparavant. »

Les entités de Sandvik Finlande utilisent désormaisdes masques de saisie basés sur le web pour permettre aux planificateurs de collecter des données de manière sécurisée et contrôlée par des droits d’accès. Pour les utilisateurs, la collecte des données avec Jedox est plus rapide et plus facile qu’auparavant. Sarah ajoute : « Nous n’avons pas besoin de faire grand-chose avant de commencer une nouvelle session de prévision. Tout est prêt dans Jedox, et nous n’avons qu’à saisir les données. Parce que c’est actualisé, nous pouvons suivre ce qui se passe en permanence. »

Étant donné que Power BI fait partie des procédures standard de Sandvik, l’équipe financière a décidé de mettre en œuvre le reporting via Power BI, plutôt que les fonctions de tableaux de bord par glisser-déposer de Jedox. Grâce à l’intégration Jedox-Power BI, ils peuvent créer des rapports pour eux-mêmes et pour les responsables de centres de coûts. La clarté et la transparence accrues des performances offrent aux responsables de centres de coûts de nouvelles perspectives sur leurs propres chiffres, ce qui augmente leur engagement et leur volonté de coopérer, et facilite la génération de nouvelles connaissances. Sarah explique : « Il est vraiment important que les responsables de centres de coûts soient motivés, car c’est la seule façon de les impliquer davantage ».

Avec une meilleure planification dans Jedox et un délai de réalisation court, Sandvik Finlande est un client satisfait. « Nous sommes heureux du résultat final. Cela fonctionne comme cela devrait et comme nous l’avions imaginé dès le début, » déclare Sarah. La solution Jedox continue d’être développée dans l’entreprise. Grâce au reporting standard, à l’IA et à l’automatisation, Sandvik Finlande veut encore augmenter la vitesse et l’efficacité de Jedox à l’avenir.