Starlight Children’s Foundation : Réalisation d’un processus d’un mois en une minute

Avant de connaître Jedox, la Starlight Children’s Foundation avait réfléchi aux moyens de soutenir son pôle financier et de favoriser l’inclusion de ses coéquipiers externes dans sa fonction de financement direct. Alors que le système de reporting s’appuyait encore sur Excel, le service comptable a rapidement constaté l’absence des fonctionnalités nécessaires au soutien de l’activité économique. Du point de vue des utilisateurs, la procédure était contraignante. Outre la propension à négliger des détails importants, la génération de rapports produisait des données hétérogènes et des analyses compliquées, dont l’analyse et l’interprétation étaient ardues. La gestion de feuilles de calcul multiples et complexes par le biais d’un processus manuel coûteux avait fini par faire douter la société de la véracité des données, tout en exigeant un temps de travail déraisonnable de la part des collaborateurs concernés. Il fallait à l’équipe un mois complet pour produire une vue budgétaire des coûts à l’échelle de chaque programme et de chaque établissement hospitalier. Le délai induit en termes de planification, de budgétisation et de prévision entravait la capacité à prendre des décisions à partir des données.

Désireuse d’améliorer son efficacité opérationnelle, ses décisions fondées sur les données factuelles et son processus de planification, Starlight s’est mise en quête d’une solution d’EPM à la fois adaptable, évolutive et hautement performante. Son choix s’est porté sur Jedox pour plusieurs raisons : sa facilité d’utilisation, l’absence d’intervention informatique lourde, ses performances élevées et la mise à disposition d’une solution centralisée et évolutive.

Starlight a mis en œuvre le cloud de Jedox afin de prendre en charge les analyses d’activité, les rapports destinés au conseil d’administration, la planification, la budgétisation et les prévisions. Aujourd’hui, Jedox lui permet de générer une gamme complète de rapports. Les responsables des centres de coûts et des programmes visualisent les données nécessaires en temps opportun, avec un niveau de flexibilité qui faisait cruellement défaut à la solution précédente. Starlight est parvenue à consolider rapidement et facilement ses données financières depuis SAP grâce aux informations de planification fondées sur les rôles et à l’accès facilité via le cloud. Tous les utilisateurs, ainsi que leurs droits d’accès, sont gérés depuis un lieu centralisé. De plus, les mises à jour automatiques évitent les envois d’e-mails informatifs annonçant la disponibilité de nouveaux rapports.

Autrefois entravée dans son action par la lenteur des procédures manuelles, l’équipe est parvenue, grâce à Jedox, à en automatiser une grande partie, d’où un gain de précision et d’efficacité. « Notre liberté est aujourd’hui totale grâce aux possibilités d’analyses approfondies et transversales, et chacun peut voir ce dont il est responsable au sein de l’organisation », estime Anna Schell, responsable de la planification et de l’analyse financières pour la fondation Starlight. Au lieu de nécessiter un mois entier, la création d’une vue budgétaire est exécutée par le système en mode automatique. Cette facilité réduit la dépendance vis-à-vis des ressources internes et libère du temps pour l’équipe, qui peut se consacrer à des tâches et des analyses plus valorisantes. Grâce à l’amélioration du processus de planification et de budgétisation, le conseil d’administration n’a désormais plus besoin que de 15 minutes pour évaluer les aspects financiers.

Avec Jedox, tout le monde bénéficie d’une vue d’ensemble beaucoup plus précise et d’un accès à tous les détails requis. Les gains d’efficacité permis par la plateforme ont considérablement réduit le processus global de budgétisation et de planification, et l’équipe a amélioré sa précision globale.

Jedox nous permet de disposer des informations financières nécessaires à portée de main, et ce, en un seul lieu plutôt que réparties entre plusieurs feuilles de calcul, et l’accès facilité a renforcé notre capacité financière et notre confiance. Nous pouvons désormais gérer notre budget de manière beaucoup plus proactive, en reflétant mieux les variations en cours d’année et en révisant aisément nos prévisions pour produire le meilleur impact sur les enfants, les adolescents et leurs familles.

Felicity McMahon, directrice des programmes de la Starlight Children’s Foundation.

Outre l’amélioration de l’efficacité et de la précision, l’équipe a accès à des fonctionnalités essentielles afin de mieux répondre aux questions plus détaillées concernant l’activité. Grâce à Jedox, l’équipe modélise la planification détaillée des coûts de la main-d’œuvre et des programmes sans passer par des feuilles de calcul complexes, en effectuant des analyses de simulation sur les données et des rapports ad-hoc ponctuels.