VITA Zahnfabrik automatise le reporting mondial

L’entreprise familiale VITA Zahnfabrik fournit des solutions innovantes de prothèse aux laboratoires et aux cabinets dentaires dans plus de 150 pays. La solution BI en place ne satisfaisait plus aux exigences du contrôle des opérations des ventes de l’entreprise. En l’absence de perspectives d’évolution du logiciel, l’équipe BI a décidé de changer de produit et de migrer le contrôle de gestion vers une solution système moderne et évolutive.

Après avoir mené son étude de marché, l’équipe projet a opté pour Jedox. Le directeur du contrôle de gestion, Stefan Ewel, évoque une double adoption, avec Jedox comme fournisseur de logiciels et d’Advanced Applications en tant que partenaire d’implémentation : « Jedox est aussi unique que notre entreprise. De plus, les experts SAP et BI d’Advanced Applications comprennent nos besoins. Peu d’explications suffisent et nous travaillons très efficacement ensemble. »

Coup de projecteur sur le contrôle global des ventes

Comme le système de contrôle des ventes nécessitait un changement urgent, le principal défi du projet était d’assurer une transition en douceur – et ce, parallèlement à l’introduction de SAP S4/HANA qui constituait une transition majeure au sein de l’entreprise. L’intégration étroite avec SAP, principale source de données, ainsi qu’un niveau élevé de standardisation du reporting devaient permettre une automatisation poussée et faciliter l’évolutivité.

La mise en œuvre aux États-Unis a constitué un défi supplémentaire, car l’effort manuel important requis pour le reporting interne et le reporting à la société mère allemande a nécessité une action rapide.

Pour l’implémentation, VITA Zahnfabrik a fait appel aux modules standardisés BI Ready to Run d’Advanced Applications pour Jedox et SAP. La première étape a consisté à mettre en place des rapports de vente détaillés, basés sur BI Ready to Run SD, suivis d’une personnalisation. Le contrôle de gestion n’a eu besoin que d’un jour et demi pour établir des prévisions de vente détaillées. L’équipe trouve notamment très utile la fonction splashing de Jedox pour la distribution automatique de la primes client.

Avant l’implémentation, l’équipe du projet a nettoyé les données de base dans le système SAP préexistant. La gestion des données de base et l’administration des objets de données tels que les clients, les régions ou les produits ont été rattachés directement dans SAP. Une fois que la source unique de vérité a été créée pour toutes les sociétés, Jedox a été mis en service dans la succursale de VITA North America. Les modules Ready to Run, adaptés par Customizing, se sont avérés présenter des avantages pour un déploiement international rapide et standardisé.

Portail de rapports mis en place en un jour

Les domaines Ventes et Finance sont désormais disponibles dans Jedox pour toute l’entreprise. Grâce à des modules supplémentaires Ready to Run, le contrôle de gestion intégrera également progressivement les stocks, achats, production, gestion de la qualité, réclamations et maintenance dans l’environnement de reporting.

Les responsables du projet considèrent comme une étape essentielle la mise en place de la page d’accueil du portail web qui regroupe tous les modules de rapports déjà mis en œuvre et planifiés dans le respect d’une identité visuelle unique. L’équipe BI, en collaboration avec Advanced Applications, a mis en place la page d’accueil centralisée en une seule journée. L’équipe interne peut désormais déposer ses rapports et ses masques de planification en toute autonomie dans les modules spécifiques prévus et développer ainsi à son propre rythme le portail de rapports à l’échelle de l’entreprise.

En ce qui concerne la collaboration, l’équipe BI a trouvé le modèle de coaching d’Advanced Applications particulièrement efficace. Au cours du projet, les experts BI de VITA Zahnfabrik avaient déjà élaboré eux-mêmes des modèles de données ou des rapports sous la direction d’Advanced Applications et avaient acquis le savoir-faire nécessaire à l’exploitation du système. Advanced Applications intervient aujourd’hui qu’en cas de besoin pour répondre efficacement à des questions individuelles.

Avec l’architecture très imbriquée de SAP et de Jedox Cloud, VITA Zahnfabrik a mis en place un système cohérent qui peut être piloté et développé à partir du contrôle de gestion. Les responsables BI mettent particulièrement en avant l’utilisation intuitive de Jedox Integrator, qui permet de créer rapidement des rapports et des tableaux de bord. La visualisation claire des processus ETL rend la gestion des flux de données limpide et les résultats directement visibles.

Indicateurs traçables

La propreté de la gestion des données de base et le degré élevé de normalisation créent les conditions nécessaires à l’établissement de rapports automatisés et à l’évolutivité de la solution de gestion de la performance de l’entreprise (EPM). Le contrôle de gestion bénéficie de la qualité élevée des données et de la fiabilité des mesures. Tout écart peut être facilement éliminé et les flux de données peuvent également être retracés jusqu’au document SAP du département concerné. Le responsable du contrôle de gestion souligne que, grâce à l’amélioration de la transparence, les discussions concernant les données portent désormais sur des aspects spécialisés plutôt que sur des problèmes informatiques.

Les modules Ready to Run disponibles pour chaque module SAP permettent au contrôle de gestion de développer progressivement le reporting intersectoriel recherché. En plus des prévisions de vente existantes, il faut par exemple établir des prévisions pour la production ou les stocks. Les nouveaux indicateurs de gestion fournissent déjà des approches précieuses pour optimiser la collaboration entre les secteurs et dégager des synergies.

« Jedox rend tous les flux de données traçables et transparents. Nous comprenons les interactions et nous nous sentons en sécurité lorsque nous apportons des modifications au système. »

Manuel Strittmatter, chef d’équipe IT Applications, VITA Zahnfabrik, H. Rauter GmbH & Co. KG

Des avantages tangibles grâce à l’automatisation

En ce qui concerne les utilisateurs, le reporting standard est également proposé à une plus grande échelle dans l’entreprise. Alors que les rapports étaient auparavant envoyés spécifiquement à leurs destinataires, les rapports dynamiques sont aujourd’hui disponibles à un nombre bien plus important de personnes sur le portail Internet de Jedox. Seul le total quotidien des ventes de produits fait l’objet d’une diffusion automatique.

Un gain d’efficacité considérable a été enregistré sur le site américain qui a été intégré dans le système de reporting basé sur une source unique de vérité grâce à Jedox. Les utilisateurs américains peuvent désormais accéder directement aux données dont ils ont besoin et le reporting quotidien est entièrement automatisé. Le site américain économise ainsi chaque jour un travail considérable de préparation manuelle des données et de création de rapports internes ou de comptes rendus destinés à la société mère allemande.