WISCO TB accélère son processus de reporting grâce à Jedox

La fabrication de composants sur mesure pour le compte de clients individuels requiert des procédés de production complexes. Pour rendre compte de la chaîne de valeur dans sa globalité, depuis l’approvisionnement jusqu’aux ventes en passant par la production, les contrôleurs de gestion ont une triple mission : garantir la validité des données, générer des rapports actualisés et recommander des actions afin de stimuler l’activité commerciale. Autrefois, la majeure partie de ces données était exportée depuis un système SAP en amont, traitées sous Excel puis consolidées, ce qui nécessitait à chaque fois une opération manuelle distincte. L’analyse d’une telle masse de données héritées était, cela va sans dire, aussi compliquée que chronophage. Au bout d’un moment, les contrôleurs se sont retrouvés à consacrer davantage de temps à des tâches logistiques qu’aux analyses réellement génératrices de valeur.

Malgré le haut niveau de connaissance acquis par le personnel de l’entreprise ayant travaillé avec les modules SAP CO, FI et SD pour le contrôle de gestion, la finance et la vente, seule une poignée d’employés possédaient les compétences requises pour traiter ces données. Il en résultait un risque élevé d’interruptions temporaires de l’approvisionnement en informations. Pour éviter cela, la société devait se doter d’une solution logicielle professionnelle adéquate.

Adrian Pinkawa, contrôleur de gestion chez WISCO TB, s’est alors attelé à moderniser les processus lourds et fastidieux qui englobaient la génération de rapports, les analyses et la planification.

Son département se trouvait précisément dans une phase d’expansion dynamique qui coïncidait avec la mise en œuvre d’optimisations et d’une solution de veille économique. Après avoir procédé à une évaluation gratuite pendant 30 jours du logiciel Jedox, le responsable de projet Adrian Pinkawa, l’équipe du contrôleur en chef Alexander Paraschkevov et l’ensemble du service ont été fortement impressionnés : « Je me suis tout de suite senti très à l’aise avec Jedox. Même les utilisateurs métiers, qui ne sont pas des experts en informatique, ont facilement trouvé leurs marques », relate Adrian Pinkawa.

Parmi ses atouts, la rationalisation du processus décisionnel a permis à Jedox de se distinguer rapidement comme la solution logicielle préférentielle. Sa mise en œuvre effective a alors débuté.

Dès la première phase du processus de restructuration, l’équipe de projet a configuré les vues analytiques. La récupération des informations depuis les anciens modules SAP s’est effectuée sans problème grâce au module de connexion et d’intégration SAP de Jedox. Les étapes suivantes ont consisté à concevoir le cube pluridimensionnel et à regrouper les données d’Excel et de SAP au sein de la base de données in-memory de Jedox. En parallèle, WISCO TB a configuré des droits d’utilisateur granulaires via Jedox afin d’octroyer des autorisations individuelles aux rapports et aux écrans de saisie de planification. Grâce à cette nouvelle solution, la procédure de reporting a été grandement simplifiée et accélérée. Outre les contrôleurs financiers, le service commercial a lui aussi vivement apprécié les atouts de la solution dès la phase initiale du projet. Les utilisateurs professionnels peuvent exécuter rapidement des analyses portant sur les revenus, les offres et les clients dans Jedox Web. Autre avantage de Jedox : sa capacité à simplifier et à accélérer de façon spectaculaire le reporting de contrôle des investissements, en éliminant les doublons de données et en automatisant les étapes de la procédure.

« Nos rapports actuels sont en grande partie accessibles à la demande ou peuvent être générés rapidement, ce qui nous permet de piloter notre organisation avec agilité dans un environnement de marché dynamique », précise Alexander Paraschkevov.

Jedox délivre automatiquement des comptes-rendus quotidiens sur les recettes, les centres de coûts et la marge brute, ainsi que les contrôles d’investissement. Le stockage centralisé des données via le serveur Jedox met fin aux sources d’erreurs potentielles et à la redondance des données.

Grâce à Jedox, les informations financières peuvent enfin être utilisées pour opérer des analyses et établir des recommandations d’action. Elles ne sont plus bloquées par des processus de collecte fastidieux.

Adrian Pinkawa, Contrôleur de gestion chez WISCO TB

Grâce aux fonctionnalités de réécriture de Jedox, WISCO TB a pu incorporer la planification à la nouvelle solution lors de la deuxième phase du projet. Désormais, les responsables de centres de coûts saisissent directement leurs données de planification dans la base de données en utilisant Jedox Web, puis lancent le processus d’approbation via un flux de traitement prédéfini. L’application Jedox leur permet d’apporter des ajustements hiérarchiques avec une grande souplesse, tout en raccourcissant considérablement le temps nécessaire au règlement des détails. Les plans exhaustifs sont aujourd’hui intégrés directement à l’ensemble du processus de planification, ce qui évite le cloisonnement des données et permet de générer des panoramas à 360 degrés.

Après avoir été rapidement intégrée aux processus d’entreprise de WISCO TB, la solution fournie par Jedox a contribué à optimiser et à moderniser les multiples processus de contrôle financier complexes liés aux centres de coûts, aux investissements et à la planification des revenus. Compte tenu de l’expérience positive engrangée par le nouveau système, l’entreprise prévoit dans un avenir proche d’étendre Jedox à la planification des capacités, puis de déployer la solution auprès de ses bureaux internationaux à une date ultérieure.