Customer Success Story
Zertus : 768 rapports mensuels Excel remplacés par Jedox
Zertus est une entreprise du secteur alimentaire en activité depuis 1826. Comptant parmi les plus anciennes entreprises familiales d’Allemagne, Zertus possède son siège social à Hambourg, où elle exerce ses activités en tant que société holding pour quatre unités de marché. Ses douze filiales implantées en Allemagne et à l’étranger fabriquent et commercialisent des aliments et boissons de haute qualité. Le groupe est doté de ses propres pôles de développement et de production, d’un management de qualité de niveau professionnel, ainsi que d’un centre de distribution et d’administration ultramoderne, tous situés à Hambourg. Son effectif s’élève aujourd’hui à quelque 2 300 employés.
Challenge
Une plateforme BI évolutive au lieu des rapports Excel
La holding Zertus utilise Jedox pour mettre progressivement en place une planification intégrée à l’échelle de l’ensemble de son groupe. Jedox a été introduit dans l’entreprise en 2021 et surtout établi, dans un premier temps, dans le domaine financier. L’objectif de l’implémentation était de remplacer le système de reporting existant du groupe, via Excel, par une solution d’informatique décisionnelle (BI) professionnelle.
Le service de contrôle de gestion central a défini les exigences de la nouvelle solution BI en collaboration avec les acteurs concernés au sein des filiales. La volonté générale était de disposer d’un système intuitif que les services spécialisés puissent utiliser facilement et de faire évoluer eux-mêmes sans l’aide du service informatique. Il était important pour l’équipe que les solutions développées puissent être successivement étendues aux autres filiales. Dans la mesure où les six systèmes ERP du groupe y seront eux aussi connectés à moyen terme, la facilité d’intégration de différentes sources de données était aussi un critère décisif.
Après avoir évalué différentes solutions, Zertus a opté pour Jedox. Sa puissante fonctionnalité de planification, son principe modulaire pour la construction progressive d’applications complètes et sa forte similarité avec Excel, grâce à un plug-in, correspondaient exactement aux attentes des contrôleurs de gestion.
L’accompagnement personnalisé proposé par Jedox dans le cadre de l’implémentation a également été déterminant : cette approche de coaching et de prestation multilingue, grâce à laquelle Jedox peut également garantir un déploiement dans les filiales internationales sans changement d’interlocuteur, ont été des arguments importants aux yeux de Zertus. De plus, certains acteurs impliqués avaient déjà eu des expériences positives avec Jedox.
Solution
Une mise en œuvre progressive pour un succès assuré
La holding Zertus procède à la mise en œuvre systématique d’une planification d’entreprise intégrée dans le cadre d’une stratégie globale et mûrement réfléchie. Son approche progressive en étapes claires et contrôlées assure un succès rapide du projet.
Sur le plan technique, la holding souhaite d’abord prioriser la gestion des données pour le reporting du groupe ainsi que la planification financière. Cette dernière est construite en commençant par des modules individuels tels que la planification RH, celle des centres de coûts et des projets, la planification des CapEx et Opex ainsi que la répartition des prestations pour les filiales qui aboutit à la planification du compte de résultat, du bilan et du flux de trésorerie.
Les contrôleurs de gestion de Zertus avaient parfaitement préparé la mise en place des modèles de données correspondants et déjà reproduit eux-mêmes les dimensions dans Excel. Jedox a ensuite pris en charge les étapes ETL et le développement des modèles de planification. Le chargement de nos axes d’analyse n’a duré qu’un jour et demi ; un démarrage rapide et satisfaisant, du point de vue du chef de projet côté Zertus.
Dans un premier temps, la gestion des données a été réalisée sous forme d’un chargement à partir d’Excel. Dès cette phase, Jedox a pu remplacer 768 rapports mensuels du groupe basés sur Excel. La deuxième étape consiste à créer un entrepôt de données avec liaison automatique des données des systèmes ERP. Cet entrepôt, ou data warehouse, constituera la source de données centrale du système de reporting de l’entreprise. Dans la troisième phase, d’autres modules spécialisés, notamment pour les ventes ou les achats des filiales opérationnelles, viendront compléter la planification intégrée.
L’extension au sein du groupe se fait également par étapes. Jedox est d’abord introduit dans la holding et deux filiales. Une fois la mise en service réussie dans ces sociétés pilotes, les modules seront déployés de façon systématique. Jedox s’occupe de tous les projets partiels, garantissant ainsi l’utilisation d’une solution unifiée à l’échelle de ce groupe multinational.
Outcome
Une efficacité et une transparence de planification accrues
Le développement progressif de la planification financière intégrée ouvre de nombreux potentiels de synergie en vue de futurs projets au sein du groupe. Grâce au degré élevé de standardisation et à la facilité de mise à l’échelle de Jedox, des modules comme la planification des centres de coûts peuvent être copiés et multipliés de filiale en filiale. Un modèle Jedox préconfiguré a été utilisé pour la planification du personnel sur une base ETP. Le compte de résultat regroupe les remontées des modules de base avec une transparence totale sur l’origine des données.
Suite à la mise en service des premiers modules, Zertus estime que le projet est un succès. La planification au niveau des centres de coûts, des comptes et des projets est beaucoup plus efficace qu’auparavant, grâce à la standardisation et à l’automatisation apportées par l’outil. Parallèlement, la qualité et la sécurité des données ont été améliorées.
Les valeurs par défaut, générées sur la base des valeurs réelles et budgétaires, ainsi que l’agrégation directe dans le système constituent une aide précieuse pour les planificateurs. Dans la planification des CapEx, par exemple, les amortissements des investissements sont affichés automatiquement pour chaque centre de coûts. Dans la planification du personnel sur base ETP, le calcul des charges sociales s’effectue à l’aide de paramètres globaux, en tenant compte du modèle de bonus individuel qui a été reproduit dans Jedox.
« Jedox nous a permis d’améliorer la qualité de la planification et d’économiser 1,5 jour par mois dans l’élaboration des prévisions au sein de la holding. »
Philipp von Arnim, Directeur de division groupe Comptabilité & contrôle de gestion. Zertus Group / Zertus GmbH
Le processus de planification décentralisé bénéficie en outre considérablement de la prise en charge des workflows. Les responsables de centres de coûts planifient chacun dans leur module et peuvent transmettre les données d’un simple clic. La holding garde à tout moment un œil sur l’état de la planification grâce au monitoring de workflow. Les responsables du projet avancent la transparence comme un avantage essentiel de la planification dans Jedox : aussi bien celle des processus que celle, particulièrement forte, sur l’origine des données planifiées.
