8 manières d’améliorer la planification sous Excel

Tout projet réalisé sous Excel débute par la saisie de données. Celles-ci proviennent souvent de systèmes hétérogènes exploités par différentes équipes dans le cadre de leurs processus opérationnels : finance, vente, ressources humaines (RH), marketing, chaîne d’approvisionnement, ou encore ESG (environnemental, social et gouvernance). À chaque mise à jour de l’un de ces systèmes, les pôles financiers ont pour mission de recueillir et d’actualiser l’ensemble des données pertinentes, une opération particulièrement chronophage. Qui plus est, les dirigeants comptent sur ces sources de données pour en extraire des informations exploitables afin de réduire les risques et d’identifier les opportunités stratégiques.

Les processus de chargement automatique depuis n’importe quel système unifient la planification au profit de toutes les équipes. Les données actuelles et historiques héritées de l’ensemble des systèmes sources doivent être tenues à jour et consultables au moyen d’une solution centralisée.

Tous les utilisateurs d’Excel en sont passés par là : le modèle est validé, la formule est vérifiée… et pourtant les chiffres sont inexacts. La formule « somme » n’inclut pas la plage de données complète et la fonction VLOOKUP renvoie des résultats erronés. Dès lors, une simple modification manuelle peut générer une erreur qui va se répercuter sur de multiples feuilles de calcul.

Les données inter-organisationnelles doivent être gouvernées et gérées depuis un lieu centralisé. C’est le seul moyen d’éviter les doublons et les points de données manquants. Il en va de même pour les formules. L’utilisation d’une plateforme centralisée comme source unique de vérité permet de maintenir la cohérence des données et de diffuser les mises à jour simultanément à l’ensemble des utilisateurs, et ce grâce à un simple clic.

La planification de scénarios constitue une étape essentielle de la procédure d’approbation budgétaire. Excel faisant office à la fois de base de données et de moteur de calcul, la création de comparatifs entre une pluralité de scénarios et d’hypothèses nécessite énormément de temps de préparation et de manipulation. La duplication de douzaines de feuilles de calcul pour les besoins d’une simulation peut alors se révéler extrêmement chronophage.

L’apprentissage automatique, les prévisions prédictives et d’autres outils d’IA remplacent progressivement les méthodes traditionnelles de planification de scénarios, au profit de prévisions et d’hypothèses générées en continu qui permettent d’obtenir des informations traduisibles en action et une prise de décision en toute confiance.La centralisation de la logique métier au sein d’une plateforme unique permet en outre d’opérer des calculs en temps réel et des mises à jour plus faciles.

Les modèles Excel sont élaborés, rassemblés et partagés manuellement avec d’autres équipes au sein de l’entreprise, ce qui entraîne invariablement des difficultés de versionnement et de collaboration. Au final, les responsables de budget se retrouvent à faire circuler plusieurs éditions différentes de leurs travaux. Or, il est rare que les points de vue et commentaires hétérogènes sur les données incluses dans ces projets soient consolidés dans les rapports finaux et présentés à la direction générale, ce qui prive alors celle-ci de la vue d’ensemble à laquelle elle aspire. Il n’existe tout simplement aucune source de données qui soit unique et rationalisée.

En collaborant autour d’une plateforme unique basée dans le cloud, les utilisateurs peuvent saisir instantanément des données et travailler sur différentes versions, tout en maintenant les parcours d’audit et les commentaires intacts.

Lorsque des données sont copiées et partagées à plusieurs reprises, Excel ne permet pas de gérer les flux de traitement ni d’assurer le contrôle des processus. La planification exige souvent une approche descendante pour la fixation des objectifs et ascendante pour la collecte des données. Certains utilisateurs tels que les directeurs des ventes régionaux débutent généralement leur planification de directives en partant d’une feuille de calcul vierge. Ils doivent ensuite saisir et soumettre leurs données, puis solliciter une approbation. Dans tous les cas, ils doivent respecter des normes très spécifiques. Excel n’est pas conçu pour gérer ces flux de traitement. De plus, comme il est impossible de spécifier des cibles de pré-remplissage dans Excel, les utilisateurs sont réellement contraints de tout planifier en partant de rien.

Lorsque les flux de traitement sont entièrement intégrés au sein d’une solution de planification, ils apportent un degré d’ordre et de clarté inestimable. Les approbations et les verrouillages de données sont également avantageux. Les solutions qui permettent l’allocation automatique de données signifient que la planification ascendante ne doit pas être entièrement réinitialisée à chaque nouvelle procédure.

À mesure que les tensions géopolitiques et les menaces sur la cybersécurité s’intensifient, la protection des données sensibles devient un enjeu primordial. Les feuilles de calcul utilisées pour la planification et le reporting renferment souvent des informations confidentielles et sensibles, et elles peuvent présenter des risques de non-conformité en cas de partage au cours du processus de planification. Les données personnelles des employés sont aujourd’hui protégées par la loi. De fait, les entreprises sont susceptibles d’enfreindre certaines réglementations si leurs données prévisionnelles sont exposées.

Pour garantir la conformité vis-à-vis des normes de sécurité, les solutions de planification doivent proposer des modèles qui comportent des contrôles de partage et des niveaux d’accès personnalisés. Les entreprises peuvent ainsi recueillir des données via un système centralisé, tout en octroyant un accès aux données aux seules personnes autorisées.

Excel et PowerPoint sont des outils couramment employés pour générer des rapports de gestion, mais leurs capacités d’analyse approfondie des données, de rapports exécutifs et de reporting dynamique sont limitées. Soit le volume des données est trop important pour être partagé, soit il est partageable uniquement par petites portions, ce qui empêche les équipes de direction d’acquérir une vision d’ensemble. La visibilité et la capacité à approfondir l’analyse des données sont alors limitées. En outre, l’émergence de nouvelles technologies de pointe amène de plus en plus de cadres dirigeants à exiger des solutions numérisées.

Les visualisations offrent la possibilité de donner vie aux données. Le simple fait de rendre les tableaux de bord accessibles à toutes les parties prenantes d’une entreprise permet d’éliminer les cloisonnements et d’améliorer la visibilité en délivrant des informations inter-organisationnelles. Les dirigeants et autres parties prenantes peuvent ainsi analyser et réagir rapidement aux informations sur leur ordinateur portable ou leur appareil mobile, où qu’ils se trouvent. Les activités de reporting et de planification sont reliées de manière transparente au sein du système, ce qui permet de générer des alertes proactives et d’apporter un éclairage plus complet sur la situation.

Excel peine à être un outil pluridimensionnel, ce qui contraint les utilisateurs à travailler avec des rapports liés à un seul département plutôt qu’avec des modèles. Une entreprise de taille moyenne comptant 10 gammes de produits, 10 régions et 10 centres de coûts peut rapidement gérer plus de 10 000 feuilles de calcul par an, sans compter celles qui concernent les projets et les simulations. De plus, les modifications apportées à un seul modèle impliquent la mise à jour individuelle de plusieurs dizaines de feuilles de calcul — un procédé particulièrement vulnérable aux erreurs.

Les plateformes qui modélisent les données à partir de cubes pluridimensionnels permettent aux utilisateurs de privilégier des modèles, plutôt que de travailler avec des rapports individuels ou liés à un seul département. L’intégration d’une pluralité de sources de données au niveau applicatif accroît l’efficacité de la budgétisation, de la planification et des prévisions. L’expérience d’Excel est ainsi améliorée et contribue à orienter le parcours de transformation numérique d’une entreprise, sans qu’il lui soit nécessaire de renoncer à l’environnement familier du tableur de Microsoft.